Elke organisatie heeft informatie nodig. Wie zijn onze klanten? Welke producten of diensten worden het meest afgenomen? En hoe doen wij het ten opzichte van de concurrentie? Om te kunnen voldoen aan de verschillende informatiebehoeften binnen de organisatie kan het verstandig zijn om een datawarehouse (DWH) in te richten. Wat is een datawarehouse precies, wat zijn de voor- en nadelen en welke rol speelt de Europese privacywetgeving?
Wat is een datawarehouse?
In een datawarehouse wordt data uit verschillende gegevensbronnen op een eenduidige wijze verzameld, geïntegreerd en aangeboden. Een datawarehouse is onderdeel van het datafundament en vormt de bron voor zowel Business Intelligence als Analytics. Zo helpt een datawarehouse een organisatie om te kunnen voldoen aan de verschillende informatiebehoeften. Het biedt waardevolle inzichten voor alle betrokkenen binnen de organisatie om gericht te kunnen sturen en strategische beslissingen te kunnen nemen.
Wat zijn de voordelen van een datawarehouse?
Een datawarehouse voorkomt discussies over de cijfers. Iedereen binnen de organisatie heeft dezelfde basis als het gaat om data, inzichten en rapportages. Er is één zogenaamde ‘bron van de waarheid’. Bovendien bedenk je bij het opzetten van een datawarehouse welke definities en modellen je gaat hanteren. Zijn deze keuzes eenmaal gemaakt? Dan hoef je hier niet voor elk rapport opnieuw over na te denken. Je hoeft dus slechts eenmalig te definiëren en te modelleren. Hiermee bereik je dat de data geïntegreerd en historisch beschikbaar is. Doordat je rapportages gebaseerd worden op dit datafundament, is het ook helder hoe de ‘data lineage’ (waar komen mijn cijfers vandaan) in elkaar zit. Daarnaast vergroot een datawarehouse de wendbaarheid van de organisatie: via het datawarehouse zijn veel gegevens al beschikbaar en geordend, waardoor je relatief snel in nieuwe informatiebehoeften kunt voorzien.
Op welke manier heeft de AVG datawarehousing beïnvloed?
Sinds 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. In de hele Europese Unie (EU) geldt sindsdien dezelfde privacywetgeving. Dit betekent bijvoorbeeld dat voor de verwerking van persoonsgegevens een wettelijke grondslag (rechtmatigheid) nodig is, zoals toestemming van de betrokkene. Ook heeft de AVG gevolgen voor de opslag van gegevens. Organisaties mogen persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Daarnaast heeft de AVG consequenties voor de integratie van data. Het combineren van gegevens is niet zomaar toegestaan. En levert de verwerking van persoonsgegevens naar verwachting een hoog privacyrisico op voor de betrokkenen? Dan is het uitvoeren van een DPIA (Data Protection Impact Assessment) verplicht. Een DPIA geeft inzicht in de risico’s die de verwerking oplevert voor de betrokkenen en in de maatregelen die de verantwoordelijke moet nemen om de risico’s af te dekken.
Wat zijn de nadelen of valkuilen van een datawarehouse en hoe voorkom je deze?
Het inrichten van een datawarehouse kost tijd en geld. Het verzamelen, combineren en aanbieden van alle data is een omvangrijk proces. Het is verstandig om te beginnen met de data die naar verwachting de meeste waarde biedt voor de organisatie. Welke informatie is relatief makkelijk beschikbaar en levert direct bruikbare inzichten op voor de organisatie?
Een andere valkuil is dat het lastig kan zijn om te komen tot eenduidige definities. Ook zijn er soms afdelingen die niet meteen het nut inzien van het delen van hun data. In dat geval is het aan het management om het belang van een datawarehouse voor het voetlicht te brengen en draagvlak te creëren. Welke waarde en inzichten kan een datawarehouse bieden voor de organisatie als geheel, maar ook voor individuele afdelingen? Ook om weerstand weg te nemen, is het verstandig om klein te beginnen en daarmee de meerwaarde van het datawarehouse in de praktijk aan te tonen. Dat vergroot ook het draagvlak voor vervolgtrajecten.
Meer weten?
Een datawarehouse dient zorgvuldig te worden ingebed in de organisatie. Wil jij je prestaties verbeteren met behulp van data? Wij helpen je op weg met een handige checklist voor een succesvolle implementatie van een datawarehouse.