Over Athenaeum

Athenaeum Boekhandels, opgericht in 1966, heeft zijn hoofdvestiging op het Amsterdamse Spui, en daarnaast een winkel in Haarlem. Ook de boekhandels Het Martyrium en Van Rossum zijn Athenaeum Boekhandels. Tevens heeft Athenaeum een eigen webwinkel en een deelneming in de museumwinkel van het Rijksmuseum. Het is een van de grootste onafhankelijke boekhandels van Amsterdam. Athenaeum Boekhandel is mede-oprichter van academisch-cultureel centrum Spui25.

Business issue

Athenaeum had onvoldoende inzicht in de prestaties van de onderneming, ook op detailniveau, terwijl de boekenmarkt erg aan het veranderen is. De trend is veel meer naar online. Athenaeum heeft een goed lopende webshop, maar wil weten of zijn assortiment en beleidskeuzes nog aansluiten bij de behoeftes van klanten. Hiervoor is inzicht nodig in de wensen en het gedrag van klanten. Athenaeum heeft budget vrijgemaakt want inzicht in prestaties is essentieel om de juiste plannen te kunnen maken.

Om de goede acties te kunnen bepalen, te monitoren en bij te sturen heeft Athenaeum behoefte aan betrouwbare feiten. Athenaeum heeft beperkte ervaring met ‘feitengestuurd werken’ en beseft dat deze omslag noodzakelijk is voor zijn voortbestaan.

Aanpak en oplossing

Allereerst heeft Hot ITem gesprekken met de directie gevoerd om de vraag en de informatiebehoefte van Athenaeum scherp te krijgen. Vervolgens is een scan uitgevoerd door middel van interviews met de betrokken managers. We hebben een ‘key-user’ benoemd en ambassadeurs in het MT. Een succesfactor is geweest dat het MT ook echt de noodzaak zag hier een succes van te maken. Hot ITem heeft een bronanalyse uitgevoerd om de toegankelijkheid van de data te onderzoeken en een plan gemaakt hoe die data eenvoudig door de eigen medewerkers in een database kon worden gezet. Op basis van deze database heeft Hot ITem een Power-BI omgeving met verschillende dashboards ontwikkeld. Bij de dashboards is enerzijds gekeken naar de businessvraag en urgentie en anderzijds naar de beschikbaarheid van data.

Na oplevering van de informatieproducten hebben we een workshop georganiseerd. Met een heel praktische insteek en toegespitst op de specifieke situatie van Athenaeum hebben we het management van Athenaeum geholpen om op basis van ontwikkelingen in de buitenwereld doelstellingen te formuleren en te vertalen naar concrete verbeteracties.  Het heeft echt geholpen om de luiken open te zetten en naar buiten te kijken. Ook onderdeel van het project was een trainingsdag voor alle gebruikers, waarbij zij hebben geleerd met de nieuwontwikkelde dashboards en de eigen data te werken. Hiermee ontstond ook weer eigenaarschap.   

Baten

Een belangrijk punt is dat Hot ITem heeft geholpen om van data informatie te maken, door de frequentie, representatie en de tool.

De nieuwe informatievoorziening heeft Athenaeum geholpen om te denken in zogenaamde profit centers. Hiermee zijn ze in staat onderling vergelijkingen te maken en wordt duidelijk inzichtelijk of ze op koers liggen om de doelstellingen te halen en kunnen ze tijdig bijsturen indien nodig.

Het managementinformatiesysteem stelt directie, managers en de werkvloer in staat over hun werk te praten op een manier die iedereen begrijpt en beter onderbouwde beslissingen te nemen over bijvoorbeeld voorraadhoogte en inkoopcondities. De grafische weergave in plaats van de gebruikelijke Exceltabellen maakt de informatie toegankelijker en boeiender.

Doordat Athenaeum de dashboards intensiever ging gebruiken ontstond ook een prikkel om de basissystemen beter op orde te krijgen. Dit is een noodzakelijke voorwaarde, geen einddoel, maar helpt de onderneming op zich ook al.  

Athenaeum zag dat sommige rubrieken eigenlijk te weinig ruimte hadden, terwijl er meer potentie zat. Dit heeft bijvoorbeeld geleid tot een andere indeling van de winkel, waardoor meer marge en omzet kon worden gehaald.

Bij het overnemen van een winkel was het, dankzij het verbeterde management informatiesysteem, heel goed mogelijk een vergelijking te maken met de andere winkels en vanaf de overname kon de prestatie van de nieuwe winkel goed worden gevolgd. De integratie van de nieuwe winkel ging soepel, wat veel tijd bespaarde.

De manier van werken van Hot ITem heeft er voor gezorgd dat Athenaeum-medewerkers zichzelf verantwoordelijk voelen voor de managementinformatie, dat zij zelf in staat zijn om alles up-to-date te houden en zelfs zelfstandig nieuwe dashboards te ontwikkelen. Het is een heel goed signaal dat mensen de managementinformatie echt goed gebruiken, doordat ze het meteen aangeven als er iets niet klopt.

Bezoek de website van Athenaeum Boekhandels

Meer informatie?

Wil je weten wat Hot ITem kan betekenen voor het krijgen van extra inzichten op basis van data binnen jouw organisatie? Neem vandaag nog contact met ons op voor een vrijblijvend adviesgesprek.

Plan je adviesgesprek