Je hoort het tegenwoordig te pas en te onpas: als organisatie móet je aan de slag met Data Management en Data Governance. Je staat vast niet te springen van enthousiasme als een consultant je dit weer eens komt vertellen. Want: dat gebeurt toch al? Er zijn beheerafdelingen, functioneel- en technisch beheerders, DBA’s… ze beheren al van alles! Dit is een zeer logische gedachte. Echter: meestal is data niet datgene wat beheerd wordt.

Hoe zit het dan met het beheer van data?

Om die vraag te beantwoorden wordt er online volop gestrooid met allerlei complexe verklaringen van datatermen en buzzwords. Maar om te begrijpen waar het echt om gaat, werkt het veel beter om jezelf een paar vragen te stellen:

  • Wat zijn de meest gehoorde klachten rond de informatievoorziening in jouw organisatie?
  • Weet je wat voor informatie je allemaal produceert? Heb je daar een overzicht van?
  • Klopt alle informatie die je produceert? Hoe weet je dat?
  • Wat zijn de consequenties als de informatie niet zou kloppen?
  • Waar is de informatie opgebaseerd? Waar komt het vandaan?
  • Hoeveel tijd ben je kwijt aan rework en/of uitzoeken van verschillen tussen cijfers?
  • Hoeveel tijd besteed de analist daadwerkelijk aan data-analyse? Hoeveel van zijn tijd is hij bezig met het verzamelen en prepareren van data zoals koppelen en cleansen?

Het geheim van een goede data-administratie

De problemen die ten grondslag liggen aan (de antwoorden op) bovenstaande punten zitten vaak in de administratie van je data. Dat is helemaal niet vreemd, want zo werkt het ook met je privé- of bedrijfsadministratie. Als je die niet op orde hebt weet je niet meer precies wat je hebt, heb je misschien wel dubbele verzekeringen, weet je niet goed wat de huidige stand van zaken is, en kost het veel uitzoekwerk om die data boven water te krijgen. Op een gegeven moment is het misschien zo’n rommeltje dat je alles in een schoenendoos wegstopt en vol goede hoop opnieuw begint.

Zo werkt het ook met je data-administratie. Je moet bedenken hóe en wát je gaat administreren, een proces inrichten zodat je het structureel bijhoudt, en de gereedschappen en mensen hebben om dat goed te doen. Pas dan ga je de vruchten plukken: geen dubbel werk meer en kloppende cijfers. Geen verkeerde zakelijke beslissingen gebaseerd op verkeerde cijfers. Geen discussies over cijfers: weten wat cijfers betekenen en hoe ze berekend zijn. Vertrouwen in je BI- en DWH-omgevingen. Echte BI-selfservice. Geen ver- of herbouw van je BI- en DWH-omgevingen meer. Soepele migraties… om maar een paar dingen te noemen.

Organisaties drijven tegenwoordig evenzeer op data als op geld. Zonder data zouden de meeste organisaties niet eens kunnen bestaan. Is het dan niet zinvol (en hoog tijd) die data ook eens te gaan administreren, en af te spreken hóe we dat gaan doen?

De crux: groot denken, klein beginnen

Met de juiste afspraken (governance) begin je met iets kleins en het succes laat de olievlek groter worden. Geen succes? Dan ook geen grotere olievlek, en moet je misschien andere afspraken maken en opnieuw (goed) beginnen.

Laten we het voorbeeld van de privé-administratie er nog eens bijpakken. Als eerste spreken we met onze partners af dat we in ieder geval afstappen van de schoenendozen. Voor het opslaan van afgehandelde administratie schaffen we multomappen aan met daarin een paar tabbladen. Zaken die nog afgehandeld moeten worden, gaan in de schaal op tafel en die maken we elke zondag leeg. Daarna stoppen we het meteen in de multomap onder het juiste tabblad.

Kijk eens: we zijn afspraken aan het maken over hóe we gaan administreren; we zijn aan het ‘governen’. En die multomap en perforator, dat is onze tooling; onze randvoorwaarden. De wijze waarop we de tabbladen indelen, dat is onze metadata oftewel data over data. Misschien doen we het nog niet meteen op de meest handige manier of gedetailleerd genoeg, maar dat leren we al doende. We zijn in ieder geval van de schoenendoos afgestapt en hebben besloten dat we het anders gaan doen!