Leestijd: 3 minuten

Het kunnen beschikken over de juiste informatie is cruciaal voor organisaties om gericht te kunnen sturen. Toch is nog niet iedereen overtuigd van de waarde die Business Intelligence (BI) kan bieden. Sommige organisaties zien BI als een last en vertrouwen van oudsher op onderbuikgevoel. Waarom is BI zo belangrijk? Wat zijn veelvoorkomende uitdagingen? En hoe vergroot je de kans op een succesvol BI-traject?

Tot zo’n tien jaar geleden was BI vooral gericht op het verleden. Met behulp van data kon een organisatie terugkijken: hoe hebben wij het de laatste tijd gedaan? Welke producten hebben wij het meest verkocht het afgelopen jaar? Welke diensten zijn het vaakst afgenomen? Maar de ontwikkelingen gaan razendsnel: tegenwoordig is BI steeds meer gericht op de toekomst. Hoe kunnen wij als organisatie proactief handelen? Welke voorspelmodellen kunnen wij hanteren? Door te ‘grasduinen’ door data worden nieuwe inzichten verkregen waarmee een organisatie kan anticiperen op toekomstige ontwikkelingen.

Uitdagingen

Toch vertrouwt niet iedereen de meerwaarde van BI. Bijvoorbeeld omdat een organisatie al decennialang vaart op onderbuikgevoel. “Zo hebben wij het altijd gedaan, dus waarom zouden we dat veranderen?” Deze sceptische houding kan hardnekkig zijn. Kiest zo’n organisatie toch voor een BI-traject en levert een rapport op basis van data een ander beeld op dan verwacht? Dan kan het lastig zijn voor de organisatie om te accepteren dat ze al die jaren verkeerde inschattingen of verwachtingen heeft gehad. Data liegt niet en de juiste informatie voegt per definitie waarde toe, maar het kan een flinke portie overtuigingskracht vergen om een organisatie daarvan te overtuigen.

Een andere valkuil heeft betrekking op het data-eigenaarschap. Soms willen afdelingen hun data liever niet met anderen delen. Ze nemen een protectionistische houding aan: “De data is van ons, wat levert het ons op als zij onze gegevens krijgen?” Of ze zijn bang dat op grond van ‘hun’ data verkeerde conclusies worden getrokken. Andersom kan het zijn dat afdelingen liever geen data van andere organisatieonderdelen willen gebruiken. Bijvoorbeeld omdat ze twijfelen over de betrouwbaarheid van de gegevens. Deze valkuil vraagt om een verandering in houding: de gegevens van de verschillende afdelingen zijn in principe eigendom van de organisatie als geheel. Uiteindelijk is iedere afdeling een schakel in het realiseren van de organisatiedoelstellingen. Er is dus een gezamenlijk belang om de juiste informatie boven tafel te krijgen om gericht te kunnen sturen. Ook sturen op de kwaliteit van gegevens wordt nu mogelijk: data is zo goed als het in de bronsystemen wordt opgevoerd. Als daar al fouten worden gemaakt, zal dit zichtbaar worden in BI-rapportages. Dit inzicht is waardevol voor verbetering van het data-entry proces.

Oplossingen

BI gaat niet enkel over geld of techniek, maar vereist vooral een bepaalde mindset. Niet zelden speelt emotie een belangrijke rol, bijvoorbeeld omdat een organisatie een bepaalde werkwijze gewend is. Om een BI-traject een succes te laten worden, is het van belang om een zo groot mogelijk draagvlak te creëren binnen de organisatie. Zijn medewerkers of afdelingen sceptisch? Benadruk dan het gezamenlijk belang voor de organisatie om te kunnen beschikken over de juiste inzichten.

The proof of the pudding is in the eating, zeggen de Britten. Misschien wel de beste manier om het draagvlak voor BI te vergroten is door de gezamenlijke meerwaarde voor de organisatie te bewijzen. Begin met een klein deelproject om te laten zien wat de mogelijkheden zijn. Betrek de eindgebruikers bij het traject en neem een concrete informatiebehoefte als uitgangspunt. Lever een informatieproduct op om te verduidelijken welke meerwaarde de juiste informatie kan bieden. Uiteindelijk valt of staat het succes van BI met de adoptiegraad van de eindgebruikers.

Meer weten?

Wil je weten hoe je met BI en data de doelstellingen van je organisatie behaalt? In onze e-paper geven wij zeven praktische tips voor een succesvol BI-traject, van strategie naar implementatie.