Volwassenheidsmodel voor CDD- en KYC-processen
Financiële instellingen investeren in toenemende mate in het professionaliseren van hun customer due diligence (CDD)- en know your customer (KYC)-processen. Niet alleen om te voldoen aan de eisen vanuit toezichthouders, maar ook om efficiënter te kunnen opereren en beter ‘in control’ te zijn ten aanzien van de bedrijfsvoering. Bovendien zetten ze hiermee in op het verschuiven van handmatige naar geautomatiseerde taken, zodat beschikbare resources beter kunnen worden ingezet voor waardetoevoegende activiteiten.
Vijf mensen kunnen het werk van honderd doen
Ik durf te beweren dat vijf mensen het werk van honderd kunnen doen wanneer CDD- en KYC-processen volledig geoptimaliseerd worden, zowel als het gaat om de technologie als processen, governance en mensen. Dit is natuurlijk een stevig statement. Of deze besparing mogelijk is, is sterk afhankelijk van het volwassenheidsniveau waarop de processen van financiële instellingen zich bevinden.
Volwassenheidsniveau 1: benodigde data niet beschikbaar
Op het laagste volwassenheidsniveau beschikken banken niet over de data die nodig is om een klant in het kader van CDD- en KYC-processen te kunnen beoordelen. Instellingen op dit niveau zijn veel tijd kwijt aan het verzamelen van de benodigde informatie, het downloaden van externe bronnen, maar ook aan het opzoeken van contracten en offertes die vaak alleen als pdf beschikbaar zijn. Op dit moment wordt gemiddeld zo’n 15% van de CDD-werkzaamheden besteed aan het verzamelen van nog niet beschikbare data. Dit betekent dat relatief weinig tijd overblijft voor waar de echte waarde verscholen zit: het analyseren van data en deze voor besluitvorming inzetten.
Volwassenheidsniveau 2: integreren van data tijdrovend
In het tweede stadium van volwassenheid is er weliswaar data beschikbaar binnen de organisatie, maar neemt het enorm veel tijd in beslag om informatie met elkaar te combineren. Banken moeten samenwerken met dataleveranciers om data in een gestandaardiseerd formaat te verkrijgen, ongestructureerde informatie naar een logische dataset om te zetten en alles samen te voegen tot een geheel. Het integreren van alle beschikbare data is een tijdrovende bezigheid. Er kan gemiddeld 10% tijd worden bespaard door alle bronnen te ontsluiten naar één centrale omgeving.
Volwassenheidsniveau 3: geen consistent klantbeeld
Op het derde volwassenheidsniveau hebben financiële instellingen veel data beschikbaar, en kunnen ze deze uit alle systemen ontsluiten, maar kan er nog geen duidelijk en consistent klantbeeld worden gevormd. Dit is waarschijnlijk het gevolg van veel dubbelingen of andere manieren van het opslaan van data. Er zal dan dus met elkaar afgesproken moeten worden welke definities worden gehanteerd en op welke manier data tot zinvolle informatie wordt gevormd. Belangrijk hierbij is dat het stroomlijnen van data goed geïmplementeerd wordt, zodat er een duidelijke life cycle voor data is, aangezien datastromen zich langs diverse processen bewegen, met daarbij een spoor van veranderingen en verantwoording.
Volwassenheidsniveau 4: data en klantbeeld aanwezig maar veel handmatige handelingen
Op het vierde volwassenheidsniveau beschikt een organisatie over een integraal klantbeeld, wat de gehele dataverzameling- en analysefase versnelt. In deze fase worden echter nog veel handelingen handmatig uitgevoerd. Dit is een zeer tijdrovende klus en het kan uren kosten per dossier om een en ander goed uit te pluizen. De introductie van technologie kan hier uitkomst bieden, bijvoorbeeld door het gebruik van Artificial Intelligence (AI) om alle dossiers naar risico te classificeren. Vervolgens kunnen de beperkt beschikbare CDD-experts worden ingezet op de meest risicovolle dossiers. AI kan gebruikmaken van algoritmes om de eenvoudigere dossiers automatisch te evalueren, terwijl experts zich juist buigen over de meer complexe cases. Als een rule of thumb zou je moeten streven naar 80% inzet door AI en 20% inzet van experts.
Volwassenheidsniveau 5: geautomatiseerd en integraal klantbeeld maar geen grip op CDD- en KYC-proces
Het vijfde en voorlaatste volwassenheidsmodel introduceert technologie op grotere schaal. In deze fase wordt een integraal klantbeeld geautomatiseerd opgeleverd. Artificial Intelligence wordt gebruikt om vroege waarschuwingen en signalen af te geven, zodat er proactief op veranderingen ingespeeld kan worden. Nieuw hierbij is dat ook het verantwoorden van CDD- en KYC-processen richting het management en toezichthouders goed is ingericht en tot op zekere hoogte is geautomatiseerd. Door een proces in te richten waarin de CDD-voortgang en -kwaliteit wordt gemonitord en vastgelegd, zijn partijen in staat om met minimale inspanning grip te krijgen op het CDD-proces en transparant en kwalitatief te verantwoorden naar toezichthouders.
Volwassenheidsniveau 6: processturing op CDD en KYC en geautomatiseerd rapporteren
In het meest volwassen niveau voor CDD- en KYC-processen, profiteren banken ten volste van de voordelen die technologie en een optimaal gestroomlijnde organisatie hen opleveren. Banken die zich in dit niveau bevinden hebben volledige controle over klantdata, transacties, rapportages en risk management, waarbij al deze zaken verbonden zijn en afhankelijkheden zijn doorgegeven. In dit volwassenheidsniveau wordt de CDD uitgevoerd met slechts 5% van de resources en bovendien zijn instellingen aantoonbaar in control.
Conclusie
De traditionele aanpak om meer handjes en mensen toe te voegen als oplossing is niet langer de juiste. Het leidt tot hoge kosten met beperkte grip op de kwaliteit. Een factbased aanpak kan met een fractie van de kosten zorgen voor een aantoonbaar beter, efficiënter en beheersbaar proces.
Als financiële instelling is het raadzaam een scan uit te voeren om het juiste startpunt te bepalen op de weg naar volwassenheid. Vanuit dit startpunt creëer je een roadmap en ambitie om de juiste zaken op korte termijn in te richten en direct de goede veranderstrategie voor de lange termijn vast te stellen. Wil je hier meer over weten, neem dan vooral contact met mij op.
Dit blog is tot stand gekomen in samenwerking met mijn collega Sander van Gelderen, Business Consultant Banking.