Leestijd: 5 minuten

Goede stuurinformatie is van cruciaal belang om ‘fact-based’ beslissingen te nemen. Dat klinkt logisch, maar blijkt in de praktijk nog niet zo makkelijk te zijn. Verschillende informatieproducten laten tegenstrijdige inzichten zien of medewerkers die naar dezelfde stuurinformatie kijken, kennen een andere betekenis toe aan wat ze zien. Er wordt veel tijd besteed aan discussies over de totstandkoming van de rapportages en uitleg waarom bepaalde inzichten (niet) kloppen in plaats van aan het daadwerkelijk besturen van de organisatie. In dit blog licht ik toe wat een bedrijfsobjectenmodel is en hoe dit helpt om te komen tot eenduidige en betekenisvolle stuurinformatie.

Babylonische spraakverwarring

Hoewel er meerdere oorzaken kunnen bestaan voor de genoemde uitdagingen zien we in de praktijk vaak een ogenschijnlijk simpele verklaring: medewerkers of teams spreken ieder hun eigen taal, waarmee ze hun eigen referentiekader creëren. Vaak wordt hun taal gevormd door het functionele domein waarin ze werkzaam zijn (bijvoorbeeld Finance, Sales of Operations), het IT-systeem dat ze gebruiken of het organisatieonderdeel of de vestiging waarin ze werkzaam zijn. Het ene referentiekader is vaak niet per se beter dan het andere, maar organisatiebreed communiceren en integraal sturen zonder uniforme taal is niet mogelijk. Te vaak zien we dat organisaties zich niet bewust zijn van de verschillende talen die gesproken worden (‘bedoelen we ook echt hetzelfde als we iets hetzelfde noemen?’) of dat er wordt geworsteld om grip te krijgen op de diversiteit aan referentiekaders. Mensen blijven hangen in hun eigen beschouwingstaal en creëren daarmee een eigen werkelijkheid ten aanzien van de business en zijn prestaties. Een Babylonische spraakverwarring ligt op de loer. In het kader van integrale besturing is dit een risico. Want waar lokale talen vaak nog volstaan voor een specifieke toepassing (de CFO mag richting zijn team best spreken met een financieel accent) volstaat dit niet voor een gesprek buiten dit gebied. En in het nastreven van gemeenschappelijke businessdoelen is het juist van belang om te kunnen communiceren over deze ‘taalsilo’s’ heen.

Toren van Babel

Gebruik een BOM om die toren van Babel omver te blazen!

De oplossing schuilt in het creëren van één gemeenschappelijke taal om de organisatie te beschouwen en besturen: het bedrijfsobjectenmodel (BOM). Het bedrijfsobjectenmodel maakt onderdeel uit van de business architectuur. Het heeft betrekking op het eenduidig benoemen en beschrijven van bedrijfsobjecten en de relaties tussen die objecten. Bedrijfsobjecten zijn ‘dingen’ die ertoe doen voor een organisatie; waarover we het met elkaar hebben in de operatie en die daarmee relevant zijn voor de besturing. Het bedrijfsobjectenmodel is een model van de bedrijfsvoering waarmee de essentie van ‘wat we doen’ wordt gedefinieerd en gevisualiseerd. Het begrip en perspectief van de business is hierin leidend en dus níet de inrichting van specifieke bronsystemen waarin data over deze bedrijfsobjecten bestaat.

Onderdelen van het bedrijfsobjectenmodel

Onderdelen van het bedrijfsobjectenmodel zijn:

  • De ‘dingen’ oftewel bedrijfsobjecten. Denk hierbij aan dingen in de echte wereld (klanten, leveranciers, materialen), abstractere (informatie)concepten tussen objecten (overeenkomsten, verzoeken) of gebeurtenissen (storingen, leveringen).
  • De definitie van die ‘dingen’. Wat definieert voor ons bijvoorbeeld een klant? Wat maakt een klant uniek ten opzichte van een andere?
  • De voornaamste beschrijvende eigenschappen van deze dingen zoals naam, geboortedatum en nationaliteit.
  • De relaties tussen dingen en de duiding van deze relaties. Bijvoorbeeld: een klant kan één of meerdere overeenkomsten afsluiten en een overeenkomst wordt altijd afgesloten door één klant.

Model van de business

Belangrijk is dat het bedrijfsobjectenmodel zoveel mogelijk onafhankelijk van de inrichting van processen en systemen wordt opgesteld. Deze inrichting van hóe we dingen doen en administratief vastleggen is immers veranderlijk over de tijd en zou daarom niet leidend moeten zijn in het referentiekader dat je met elkaar hanteert. Bovendien is deze inrichting vaak specifiek voor bepaalde doelgroepen, afhankelijk van het specifieke proces of bronsysteem dat wordt gebruikt.

Tenslotte is het bedrijfsobjectenmodel een model van de business, niet een model van IT-systemen of van aanwezige data. Daarmee kan een bedrijfsobjectenmodel ook dingen beschrijven waarvan (nog) geen data wordt vastgelegd in bronsystemen, maar die wél relevant zijn voor de business en daarmee mogelijk ook voor de besturing.

Drie manieren waarop het bedrijfsobjectenmodel de kwaliteit van besturing verbetert

Het gebruik van een bedrijfsobjectenmodel resulteert in betekenisvolle en eenduidige stuurinformatie. Het referentiekader – over de grenzen van teams, systemen of informatieproducten heen – is de basis voor de totstandkoming van eenduidige stuurinformatie én voor het juiste gebruik van die stuurinformatie. Een bedrijfsobjectenmodel verbetert op een drietal vlakken de efficiëntie en effectiviteit van de besturing:

  1. Formuleren van informatiebehoefte
    Wanneer we de behoefte aan stuurinformatie met elkaar afstemmen, is duidelijk wat we met ‘dingen’ bedoelen. Eenduidige definities en begrip van de bedrijfsobjecten zijn noodzakelijk voor het eenduidig definiëren van indicatoren waarop je wilt sturen. Om bijvoorbeeld te sturen op churn rate (het percentage opzeggende klanten ten opzichte van de gehele klantenpopulatie) zullen we het eens moeten zijn over wanneer we een persoon of organisatie als (opzeggende) klant beschouwen.
  2. Realiseren van informatieproducten
    Het businessbegrip zoals vastgelegd in het bedrijfsobjectenmodel is het vertrekpunt voor het realiseren van informatieproducten, níet de inrichting van specifieke bronsystemen of de beschikbaarheid en kwaliteit van de data. Het bedrijfsobjectenmodel fungeert als ‘businessgeweten’ van je dataplatform. Het wordt gebruikt om de data uit de bronsystemen via de definities van deze uniforme ‘businesstaal’ te integreren en te (her)structureren. Daarmee vormt het bedrijfsobjectenmodel dé eenduidige waarheid voor de totstandkoming van uiteenlopende informatieproducten.

  3. Interpreteren van stuurinformatie
    Wanneer bepaalde inzichten worden getoond, is duidelijk wat deze inzichten betekenen. Dat hangt niet meer af van de afzonderlijke ontvanger die vanuit zijn eigen referentiekader redeneert. Het inzicht komt tot stand op basis van de interpretatie vanuit het gezamenlijk afgesproken referentiekader. Besluiten worden genomen op basis van eenduidig begrip van de stuurinformatie en besluiten zijn goed uitlegbaar richting medewerker, ketenpartner of aandeelhouder. Daarmee kan meer tijd besteed worden aan het échte besturingsgesprek: hoe kunnen we op basis van betekenisvolle stuurinformatie de juiste acties ondernemen om de organisatiedoelen te bereiken?

Niet meer balen van al die talen?

Een bedrijfsobjectenmodel draagt bij aan de kwaliteit van stuurinformatie en daarmee de kwaliteit van besluitvorming. Het bedrijfsobjectenmodel is geen doel op zich. Het is een middel om te komen tot eenduidige en betekenisvolle stuurinformatie die zich niet laat beperken tot de inrichting van bronsystemen of zich inconsistent laat interpreteren vanuit ‘the eye of the beholder’. En dat is waardevol. Want ook organisatiedoelen laten zich niet beperken door de grenzen van bronsystemen of referentiekaders. Daarmee is het bedrijfsobjectenmodel van cruciaal belang om organisatiedoelen te kunnen realiseren die dikwijls de grenzen van specifieke organisatieonderdelen overstijgen.

Meer weten?

Ervaar jij torens van Babel in de besturing van de organisatie? Of uitdagingen in het komen tot eenduidige en betekenisvolle stuurinformatie? Gaat er te veel tijd verloren in discussies over de totstandkoming van die stuurinformatie? Graag komen wij in gesprek om te kijken hoe we je hierbij kunnen helpen.

Wil je eerst meer weten over een aanpak om een bedrijfsobjectenmodel in te richten? In onze e-paper geven we praktische tips voor het succesvol realiseren en implementeren van een bedrijfsobjectenmodel.