Leestijd: 4 minuten

De coronacrisis heeft één ding duidelijk gemaakt: de datagedreven organisatie is een must om te overleven. Organisaties zijn meer dan ooit gedwongen om, van boardroom tot werkvloer, beslissingen te nemen op basis van feiten in plaats van onderbuikgevoel. Wendbare organisaties zijn in staat data om te zetten in inzichten en kunnen daarmee hun processen en dienstverlening aanpassen, zodat ze blijvend waarde leveren en inkomsten genereren. De ontwikkeling van een enterprise-architectuur is een cruciale stap om wendbaar en datagedreven te sturen op resultaat.

Een praktijkvoorbeeld: project-portfoliomanagement

Graag deel ik een mooi voorbeeld van wat dit concreet kan opleveren. Voor een grote vervoersorganisatie hebben we aan de hand van een enterprise-architectuur het project-portfoliomanagement datagedreven gemaakt. Voor elk project is de benodigde capaciteit en de bijdrage aan de strategische doelen bepaald. De realisatie van de projectkosten én -baten worden aan de hand van nieuwe data continu geüpdatet. Hierdoor kun je op elk moment inzichtgedreven besluiten nemen: welke projecten moeten we stoppen en welke nieuwe projecten moeten we nu juist opstarten? De enterprise-architectuur was hierbij een onmisbare routekaart om de mensen, systemen, processen en informatiediensten rondom portfoliomanagement snel opnieuw te organiseren.

De verraderlijke valkuil bij enterprise-architectuur

Veel organisaties werken al ‘onder architectuur’. Wat je daarbij echter vaak ziet, is dat er te veel nadruk ligt op de techniek. Terwijl de enterprise-architectuur primair een beschrijving is van de business, niet van de IT. Wat je nodig hebt is een ‘Esperanto’, waarmee de business, de informatievoorziening en de IT dezelfde taal spreken.

Je kunt het vergelijken met de besturing van een schip. Een ontwerp van de machinekamer is niet genoeg. Je hebt, naast een goede zeekaart, een complete ‘scheepsarchitectuur’ nodig. Je moet weten waar de machinekamer, de laadruimte, het stuurwiel, de zeilen en de bemanning zich bevinden, hoe die werken en hoe die onderling met elkaar verbonden zijn. Alleen dan kun je een gestroomlijnd schip bouwen dat efficiënt en wendbaar naar zijn einddoel vaart. En waarmee je, samen met je bemanning, snel van koers kunt veranderen als er een storm opsteekt, op weg naar een veilige haven.

Architectuurmodellen

De kern van een moderne enterprise-architectuur bestaat uit vijf architectuurmodellen, die ik hieronder kort zal toelichten.

Enterprise-architectuur: dé routekaart voor een datagedreven organisatie
  1. PROCESMODEL – op welke wijze wordt waarde geleverd
    Dit kan bijvoorbeeld een procesflow-diagram zijn. Processen druk je uit in een combinatie van een werkwoord en een zelfstandig naamwoord, zoals ‘verkopen producten’, ‘opleiden medewerkers’ of ‘ontwikkelen producten’.
  2. CAPABILITYMODEL – welke bedrijfsfuncties en vaardigheden zijn nodig om waarde te leveren
    Capabilities druk je uit in een zelfstandig naamwoord, zoals ‘boekhouding’, ‘HRM’, ‘distributie’, ‘marketing’, maar ook ‘datagedreven besluitvorming’ of ‘aanpassingsvermogen’.
  3. OBJECTMODEL – welke informatie is nodig om waarde te leveren
    Het objectmodel is een functioneel model in diagramvorm. Het laat zien welke bedrijfsgegevens met welke onderlinge relaties van belang zijn voor de besturing van de organisatie.
  4. DATAMODEL – welke data wordt geautomatiseerd om waarde te leveren
    Hiermee beschrijf je hoe de data is geautomatiseerd in een registratiesysteem of in het datafundament).
  5. BESTURINGSKADER – kader voor datagedreven besluitvorming
    Het besturingskader kan bijvoorbeeld een KPI-boom zijn of een proceseigenaarschap-matrix.

Basis voor data en informatieproducten

Omdat de organisatiestructuur en technische systemen door de tijd heen veranderen, is het belangrijk de capability- en objectmodellen hier los van op te zetten. Zo vormen ze een goede basis voor het duurzaam ontwerpen en realiseren van BI- en Analyticsomgevingen en informatieproducten.

Het inzicht in de onderlinge samenhang van data en het gebruik van data, met gemeenschappelijke definities, zorgt ervoor dat metingen, rapportages en analyses over organisatie- en systeemgrenzen heen onderling consistent zijn. Dit biedt diepgaand keteninzicht en de mogelijkheid om effectief te sturen op het realiseren van bedrijfsbrede strategische en tactische doelen.

Agile aanpak voor snel resultaat

Een verpleegkundige op een corona intensive care sprak onlangs de wijze woorden: “Ik haast me niet want ik heb haast”. Dat wil natuurlijk niet zeggen dat je maandenlang moet wachten totdat bedrijfsbreed alle modellen van de architectuur klaar zijn. Voor het optimaliseren van het portfoliomanagement hebben we in enkele weken een proces-, capability- en objectmodel gemaakt. Hiermee hebben we agile een dashboard ontwikkeld dat, in combinatie met de KPI-boom, daadwerkelijk gebruikt wordt voor de strategische resource-allocatie.

Online modelleersessies

De modellen van de enterprise-architectuur werken we samen met managers en procesexperts uit in modelleersessies, onder leiding van een moderator. Sinds de ‘intelligente lockdown’ doen we dit veelal online en het mooie is dat deze online workshops zelfs effectiever zijn dan fysieke workshops. De architectuur is een leidraad om de discussies steeds via één lijn te voeren. Zo voorkom je meerdere discussies door elkaar. Het biedt een kader voor de documentatie en planning van de ontwikkeling van de benodigde informatieproducten. Hiermee houd je controle en wendbaarheid.

Strategie bepaalt het doel, enterprise-architectuur levert het begrip

Elke organisatie die wendbaar door elke storm wil kunnen varen, heeft een schip nodig dat bestuurd wordt op basis van een enterprise-architectuur. Voordat je data in bruikbare stuurinformatie kunt omzetten, dien je richting en context aan de data toe te voegen. De strategie bepaalt hierbij het doel en de enterprise-architectuur levert het begrip. Discussies over de juistheid van cijfers behoren tot het verleden. In plaats daarvan gaan de discussies over de beste actie die genomen moet worden om het hoofd te bieden aan de uitdagingen in deze onzekere tijden.