BI-dashboard: wat jij wilt bouwen vs. wat de business wil zien
In mijn vorige blog heb ik aandacht besteed aan het juist inzetten van selfservice BI-tools zoals Microsoft Power BI en Tableau (die overigens worden overgenomen door Salesforce). Een goed ontworpen en visueel aantrekkelijk BI-dashboard is belangrijk, maar niet voldoende. Vragen die ik vaak stel aan BI-managers is “Wat is het nut van een dashboard voor jouw opdrachtgever? In hoeverre sluit de visualisatie aan op de wensen vanuit de business? En zijn die wensen eigenlijk wel gebaseerd op de strategische thema’s van de organisatie? Wat is de crux van de besturing?” Met de volgende 6 tips vind je de juiste balans tussen wat jij wilt bouwen en wat de business wil zien.
1. Houd een goed Interview en maak een prototype met echte data
Ondanks alle moderne methodes en technieken grijpen we hier toch weer terug op het al oude recept van een goede interviewsessie. Noem het voor mijn part een informatieanalyse. Natuurlijk niet op de klassieke manier om vanuit een formele tekentechniek, via pseudocode, maanden later tot een volledig uitgeschreven oplossing te komen die de gebruiker al lang niet meer wil. Nee, gewoon scherp omschreven en ondersteund door een prototype in de doel-BI-tool. En dan meteen gebaseerd op een subset van de echte data, want dat spreekt het meest aan, maar zwengelt als bonus ook de lastige dossiers van definities (metadata) en datakwaliteit aan. Kijk vooral ook welke rapportages nu door je opdrachtgever worden gebruikt en wat hij daar zelf in Excel nog aan toevoegt, zodat het voor hem nut heeft.
2. Maak samen met de business een strategymap
Een strategymap met (vermeende causale) verbanden tussen stuuritems (KPI’s) helpt als vertrekpunt. Je zult al snel zien dat wat je opdrachtgever wil weten / meten niet altijd in geautomatiseerde systemen aanwezig is. Andersom blijkt er vaak data te zijn die waardevol voor hem is en waar hij geen weet van heeft. Ik noem dit ‘het graven van de tunnel van twee kanten’. Daarbij is het wel van belang om af te spreken wat het midden is, zodat je goed bij elkaar uitkomt.
3. Maak een Business Objectenmodel
Voor die samenwerking vanuit Business en IT kun je prachtig dat (deels werkende) prototype gebruiken. Op basis van het prototype maak je een Business Objectenmodel. Een Business Objectenmodel geeft goed en volledig inzicht in alle data die nodig kan zijn om de bedrijfsvoering te begrijpen en te besturen. Ook kun je zo de onderlinge samenhang tussen de data in kaart brengen, die vanuit businessoogpunt noodzakelijk of gewenst is.
4. Achterhaal de crux
Het Business Objectenmodel leidt vanzelf tot een prioritering: wat is nu belangrijk, wat kan later, waar heb ik wel en geen data van, etc. Uiteraard is dit weer een wisselwerking tussen Business en IT, gedreven door een goede businesscase. De crux (‘waar gaat het nu om met onze besturing?’) is hierbij het kompas.
5. Verwerk de strategymap in het BI-dashboard
Wat heel goed werkt is dat je in het BI-dashboard de strategymap terug laat komen als afbeelding op het eerste tabblad. Hier plot je de KPI-waardes op die je al hebt. In de tabbladen daarna doe je dan de verdieping. Hiervoor kun je het MAD-model gebruiken: Monitor, Analyze en Detail. Zo zorg je voor de aansluiting van de strategische stuuritems met meer operationele drivers en heb je vast het stapje gezet naar Analytics.
6. Vertel je verhaal
De laatste tip: verdiep je eens in storytelling. Welk verhaal wil je eigenlijk vertellen met je BI-dashboard? Denk van achteren naar voren: wat is de crux in de besturing, welke visualisatie past hier het beste bij en welke data heb je dan nodig? Vertrekken vanuit de aanwezige datasets leidt vaak tot veel dezelfde visualisaties die niet helpen bij de datagedreven besturing van de organisatie. Ook hier geldt in goed Nederlands: ‘In der Beschränkung zeigt sich erst der Meister’.