Leestijd: 6 minuten

Het goed vormgeven van de besturing van je organisatie is een uitdagende taak. Binnen specifieke domeinen, processen of onderwerpen lukt het vaak vrij aardig om stuurinformatie te genereren. Zodra er integrale, domeinoverstijgende stuurinformatie vereist is – waarbij data uit verschillende bronsystemen of organisatieonderdelen samenkomt – wordt deze klus al een stuk lastiger. Laat staan dat we dan eensgezind zijn over de betekenis van de stuurinformatie die uiteindelijk gepresenteerd wordt in een dashboard en eventuele benodigde verbeterinitiatieven. In dit blog licht ik toe hoe business architectuur bijdraagt aan een succesvolle integrale besturing van je organisatie.

Wat is business architectuur?

Het vakgebied business architectuur maakt inzichtelijk hoe ‘de business’ georganiseerd is. Dit resulteert in een blauwdruk van de organisatie – de business architectuur – waarmee een uniform begrip van de organisatie wordt verkregen.

  • Business architectuur ontleedt de business in verschillende onderdelen waaronder waardeketens en bedrijfsprocessen, producten en diensten, informatie(stromen), betrokken afdelingen en bedrijfsfuncties. Daarnaast laat het de samenhang tussen deze onderdelen zien. De business architectuur faciliteert inzichten op verschillende detailniveaus en vanuit verschillende perspectieven.
  • Business architectuur vergt een integraal perspectief. Begrip van het geheel en de samenhang tussen de verschillende onderdelen is belangrijker dan diepgaande details van één specifiek onderdeel.
  • Business architectuur staat niet op zichzelf. Business architectuur houdt verband met andere vakgebieden. Denk bijvoorbeeld aan de vakgebieden strategie en beleidsvorming, project- en portfoliomanagement, inrichting van organisatie en informatievoorziening en datamanagement en data governance.
  • Business architectuur is niet iets eenmaligs of statisch. Het is onderhevig aan verandering, bijvoorbeeld door fusies, nieuwe producten en diensten, andere processen, etc.

Simpel gezegd omvat business architectuur het eenduidig en consistent definiëren en visualiseren – en daarmee tastbaar maken – van de business. Daarmee streeft het naar integraal begrip bij betrokken stakeholders. Integraal wat betreft de volledigheid waarmee de business overzien wordt én integraal wat betreft de mate waarin dit begrip gedeeld wordt binnen de gehele organisatie.

Integrale besturing vergt integraal begrip

Iets wat onvoldoende integraal wordt begrepen of overzien, kan niet integraal worden bestuurd. Voor organisaties van enig formaat neemt de complexiteit aan processen, informatie en betrokkenen exponentieel toe. Daarmee wordt de besturing complexer, terwijl de behoefte aan stuurinformatie juist toeneemt. Vooral in deze organisaties is business architectuur een geschikt middel om te komen tot een eenduidig begrip van hoe de organisatie waarde creëert (of zou moeten creëren) en dit te gebruiken als basis voor de besturing. De belangrijkste vier voordelen van een goede business architectuur zet ik hieronder uiteen.

1. Business architectuur faciliteert het definiëren van integrale besturingsdoelen

Het bestaansrecht van je organisatie vind je in de producten of diensten die je levert aan je klanten. Het succesvol leveren van deze producten en diensten– zowel vandaag de dag als in de toekomst – zou de essentie moeten vormen van je besturingskader. Veel organisaties zijn ingericht over de as van functionele kennisgebieden, bijvoorbeeld Verkoop/ Inkoop/ Financiën. Vanuit het perspectief van de uitvoering is dat logisch; het stelt in je in staat om kennis en competenties te bundelen en middelen efficiënt te gebruiken. Vanuit het perspectief van besturing is dit te beperkt. Wanneer de besturing zich te veel beperkt tot deze functionele domeinen, verlies je het zicht op waar het écht om gaat: het leveren van waarde aan de klant.

Business architectuur maakt het ‘horizontale’ perspectief vanuit de waardeketens inzichtelijk en toont hoe die de functionele domeinen/ afdelingen van de organisatie doorsnijden. Beide perspectieven zijn relevant, maar wanneer je het horizontale perspectief niet scherp hebt, is het onmogelijk om de besturing integraal vorm te geven. Doordat de business architectuur beide perspectieven inzichtelijk maakt en laat zien hoe deze zich tot elkaar verhouden, kunnen besturingsdoelen vanuit beide perspectieven – én in samenhang – worden vormgegeven.

2. Business architectuur zorgt voor een eenduidig besturingsvocabulaire

In de praktijk zien we meer dan eens dat men in verschillende organisatieonderdelen eigen terminologie hanteert. Vaak is dit ingegeven door de werkzaamheden in het eigen werkveld of de wijze waarop specifieke systemen zijn ingericht. Voor effectieve integrale besturing zul je in de gehele organisatie dezelfde taal moeten spreken.

De business architectuur resulteert in een gezamenlijk en eenduidig referentiekader voor de organisatie. Het inzichtelijk maken van de verschillende onderdelen van de business architectuur behelst ook het eenduidig en consistent definiëren van deze onderdelen. Dat kan bijvoorbeeld betrekking hebben op processen (welke processen onderkennen we in onze organisatie en waar beginnen en eindigen die?) maar ook op basale definities (wat bedoelen we eigenlijk met ‘klanten’ en ‘overeenkomsten’?). Pas als we een eenduidig beeld hebben over wat we bijvoorbeeld bedoelen met zoiets wezenlijks als ‘klant’, wordt het mogelijk om hier integraal op te sturen, over verschillende organisatieonderdelen heen en over tijd. Zolang ieder team, afdeling, domein of vestiging zijn eigen taal spreekt, is het onmogelijk om het integrale besturingsgesprek te voeren over het optimaliseren van het geheel. Een eenduidig besturingsvocabulaire voorkomt dat we appels met peren vergelijken en beslissingen nemen op basis van verkeerde – óf verkeerd geïnterpreteerde – stuurinformatie.

3. Business architectuur maakt besturingscomplexiteit behapbaar

Het vormgeven van de besturing is een complexe aangelegenheid. Het vergt een analyse van de huidige organisatie, een verkenning van de ambities en een inventarisatie van toekomstige ontwikkelingen om vervolgens met betrokken stakeholders te komen tot besturingsdoelen en deze te vertalen naar stuurindicatoren.

Business architectuur helpt om deze complexiteit behapbaar te maken. Het biedt de kapstok om verschillende onderdelen op zichzelf te beschouwen, zonder daarmee de samenhang met het geheel te verliezen. Dit geldt zowel voor de vormgeving van de besturing als voor het daadwerkelijk besturen. Het afzonderlijk beschouwen is van belang om te zorgen dat je niet wordt overladen door complexiteit en verantwoordelijkheden op het juiste niveau kunt beleggen. Het in samenhang bekijken is van belang om te zorgen dat je niet teveel met oogkleppen op de besturing vormgeeft, maar dat juist in dienst van de organisatie als geheel doet. Dit kan bijvoorbeeld vanuit eerder genoemde functionele domeinen in relatie tot waardeketens, vanuit een meer strategische benadering vs. een meer operationele benadering of vanuit een bepaalde ontwikkeling die impact heeft op een deel van de organisatie. Deze complexiteitsreductie vereenvoudigt de vormgeving en inrichting van je besturing. Dit resulteert in besturingsdoelen en indicatoren die herkenbaar zijn voor specifieke onderdelen, zonder dat ze het brede organisatiebelang geweld aandoen.

4. Business architectuur faciliteert integrale verbetering

Doelen en indicatoren kunnen nog zo goed ontworpen zijn en informatieproducten kunnen nog zo gelikt zijn; uiteindelijk komt échte verbetering tot stand op basis van verbeterinitiatieven die geïnitieerd worden vanuit de stuurinformatie. Tot dusver is vooral beschreven hoe de business architectuur faciliteert in de vormgeving van je besturing. Ook in het besturen zelf speelt business architectuur een cruciale rol; namelijk die van integraal verbeteren.

Allereerst helpt de business architectuur in het doorgronden van oorzaken wanneer doelen niet gehaald worden of indicatoren structureel onder de gewenste norm scoren. Hoewel een specifieke KPI inzichtelijk maakt dát er iets niet op orde is, kan met begrip van de samenhang tussen indicatoren in relatie tot bedrijfsprocessen achterhaald worden welke oorzaak hieraan ten grondslag ligt. Daarnaast helpt de business architectuur bij het vormgeven van verbeterinitiatieven – denk bijvoorbeeld aan aanpassingen in je proces, informatieproducten of besturing – te voorkomen dat vanuit een te beperkt perspectief gedacht wordt. Ook faciliteert de business architectuur in het uitvoeren van een impactanalyse om te bepalen welke stakeholders betrokken moeten worden. Tenslotte kunnen grotere initiatieven, die een projectmatige aandacht vergen, beter op waarde worden geschat en worden geprioriteerd wanneer duidelijk is hoe ze bijdragen aan de doelen van specifieke organisatieonderdelen én die van de organisatie als geheel.

En… overtuigd?

Om succesvol te opereren, besturen en veranderen, zul je vroeg of laat aan de slag moeten met het begrijpen en definiëren van de organisatie. Daarin heb je eigenlijk geen keuze. Wel heb je de keuze om hier integraal en proactief mee aan de slag te gaan. Dat bespaart een hoop onbegrip, verwarring, tijd en energie in het ontwerp van de organisatiebesturing. Daarnaast draagt het bij aan kwalitatief betere besturingsdoelen én het behalen ervan.

Ervaar je uitdagingen bij het succesvol inrichten van integrale besturing? Vormt het formuleren van integrale besturingsdoelen een uitdaging? Is eenduidig begrip of het hanteren van uniforme definities een probleem? Is het lastig om de complexiteit in besturingsvraagstukken het hoofd te bieden of ligt het probleem in het effectief implementeren van verbeteringen?

Neem contact met ons op om eens van gedachten te wisselen hoe business architectuur kan bijdragen aan het behalen van de organisatiedoelen. Wij denken graag met je mee!